przeprowadzka firmy
Przeprowadzka biura. Z firmą czy na własną rękę?
5 (100%) 2 głos[ów]

Setki dokumentów, segregatory, akta, teczki, faktury. Przeprowadzka biura to nie lada wyzwanie. Ponadto w każdym pomieszczeniu biurowym znajdują się komputery oraz inne urządzenia elektroniczne. Czy taką przeprowadzkę da się zorganizować samodzielnie, czy może lepiej od razu poprosić o pomoc specjalistów?

Od czego zacząć?

Po pierwsze należy ustalić dogodny termin przeprowadzki. Jeżeli wykonujemy ją sami, to trzeba odpowiednio wcześniej poinformować o tym współpracowników oraz pracowników. Zmiana siedziby firmy nie powinna kolidować z ważnymi dla niej wydarzeniami oraz zwiększoną ilością pracy. Najlepiej zrobić to po sezonie, korzystając z dni wolnych np. w sobotę.

Kolejnym krokiem jest wytypowanie osoby lub osób odpowiedzialnych za przeprowadzkę. W ten sposób unikamy kłócących się ze sobą decyzji i nieporozumień. Główne zadania należą teraz do osób decydujących. To one robią plan przeprowadzki. Plan ten powinien zawierać informacje o tym, co, w jakiej kolejności jest pakowane, przewożone i w jaki sposób ustawiane. Zdarza się, że przyszłe biuro jest większe lub mniejsze od dotychczasowego. Wówczas trzeba pomyśleć o nowym sposobie rozmieszczenia, archiwizacji lub ewentualnej utylizacji części dokumentów.

W trakcie przeprowadzki, bez względu na to, kto się nią zajmuje, najbardziej istotną sprawą jest właściwe rozmieszczenie mebli oraz sprzętów. Nieprawidłowy układ poszczególnych elementów może skutkować utrudnieniami w pracy, brakiem dostępu do dokumentów lub niemożliwością skorzystania ze sprzętu. Jednym ze sposobów radzenia sobie z rozmieszczeniem poszczególnych elementów wyposażenia jest konsultacja z projektantem lub osobą znającą się na urządzaniu wnętrz tego typu.

W czym pomoże firma transportowa?

Część czynności przy przeprowadzce można wykonać samemu. Część lepiej powierzyć specjalistycznej firmie. Których czynności nie warto robić na własną rękę? Z pewnością podobnie, jak przy przeprowadzce między lokalami prywatnymi, największym problemem są gabaryty i elektronika. Duże szafy, które wymagają demontażu, to z pewnością zadanie dla profesjonalistów. Przy próbie samodzielnego rozmontowywania tego typu mebli, może nie udać się ich z powrotem złożyć.

Osoby pracujące w firmach transportowych mają doświadczenie w nawet bardzo skomplikowanych przeprowadzkach i zajmuje im to o wiele mniej czasu niż innym. Podobnie jest w przypadku sprzętu elektronicznego. Komputery, drukarki, ksero, to wszystko wymaga specjalnego traktowania. Począwszy od właściwego zapakowania i zabezpieczenia, a skończywszy na wyniesieniu i wniesieniu. Nie mając odpowiedniego doświadczenia, można więcej stracić niż zyskać.

Znaleźć złoty środek

Są rzeczy, którymi można przy przeprowadzce zając się samemu. Pakowanie oraz transport dokumentów, akt i segregatorów. Tym o wiele lepiej zajmie się pracownik i właściciel firmy niż osoba z zewnątrz. Zapewne w każdym biurze znajdują się dokumenty mniej ważne oraz bardzo ważne. Zaginięcie tych drugich może wiązać się z bardzo przykrymi konsekwencjami. Podobnie jest w przypadku porządkowania akt. Wszystkie muszą mieć swoje miejsce. Wkładając je samodzielnie do pudeł, a następnie do auta, wiemy, jak powinniśmy je układać, aby po wyjęciu były w swojej kolejności.

Samodzielne pakowanie to nie tylko oszczędność, ale także okazja do zrobienia przeglądu w dokumentach. Być może część z nich nie jest już potrzebna, a jedynie zajmuje miejsce. Co jeszcze można zapakować i przewieść samodzielnie? Wszystkie mniejsze elementy dekoracyjne artykuły biurowe, sprzęty AGD, środki higieny, nawet krzesła. Wszystko oczywiście uzależnione jest od możliwości transportowych oraz ilości osób chętnych do pracy.